利用申請・利用上のＱ＆Ａ

Ａ１：ホール、楽屋及び展示室を利用する場合は、利用を開始しようとする日の属する月の初日の12ケ月前から利用開始日の10日前までになります。練習室を単独で利用する場合は、利用開始日の属する月の初日の6ケ月前から利用開始日の前日までになります。ただし、ホール及び展示室と併用する場合は、利用予定日の属する月の12ケ月前からとなります。

Ａ２：原則として、時間単位での貸出でなく区分での貸出になっています。
●（午前区分）０９：００～１２：００
●（午後区分）１３：００～１７：００
●（夜間区分）１７：３０～２１：３０
●（全日区分）０９：００～２１：３０
２区分以上連続の貸出で区分間の時間帯もご利用出来ます。
※各時間帯とも受付や準備、後片付けの時間を含んでいますので、多少の余裕を持って利用時間を決めてください。

Ａ３：年末年始休館日（１２月２９日～１２月３１日・１月１日～１月３日）と館内点検・施設管理上の都合による不定期の臨時休館日があります。

Ａ４：会館の施設を連続で利用することが出来る期間は、次のとおりです。
●大・小ホール、楽屋、リハーサル室、練習室　　　　５日間
●展示室　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　７日間
●附属設備　　　　　　　　　　　　　　その都度必要な期間

Ａ５：午前８時３０分から午後５時１５分まで受付しています。(休館日を除く）

Ａ６：①１２ケ月先の利用申請を受付します。毎月１日（１月のみ４日）の利用解禁日においては、午前８時３０分段階で、利用希望団体の代表者の方による、無作為のくじ引きにより、順位を決め、順位の上位の団体から申請を受付いたします。８時３０分以降は、ご来館順番での対応になりますのでご注意ください。

②解禁日を経過した申請の場合、申請受付時間内に直接来館していただき、所定の利用申請書にご記入の上、お申し込みください。電話・口頭及び郵送による申請はお受けできません。　電話等による仮予約について１０日間はお待ちいたします。ただし、その間、申請に来館しない場合及び連絡もない場合は仮予約は無効とさせていただきます。

Ａ７：原則として、利用申請と同時に、会館利用料（附属設備利用料は利用日当日精算）を現金で納入してください。その場で利用許可書兼領収書を交付いたします。なお、納入された利用料金は、返還できませんのでご注意ください。
※利用者の責に帰することができない場合は除きます。

Ａ８：基本的に当館の条例・規則や貸出基準等に合っていれば、申請の制限はありません。ただし、利用申請の際に、催物の内容等について具体的なことを伺いますので、利用責任者の方・内容の良くわかる方がお越しください。未成年者の方の利用申請については、保護者同伴により受付いたします。なお、利用当日は、最低1名は保護者の方が同伴してください。

Ａ９：施設の利用申請については、事前に内容・日程等を調整してからお願いします。利用日及び利用施設の変更したいときは、会館に問合せの上、日程等を確認し、来館の上、利用変更申請書を提出してください。ただ、変更により減額が生じた場合でも、一度納入された利用料金は、条例で定められている場合のほかは返還できません。

Ａ10：利用の許可を受けた施設や附属設備等を、許可目的以外に利用したり、その権利を他人に譲渡したり、転貸することはできません。

Ａ11：下記の場合は、利用条件を変更し、もしくは利用を停止し、または、利用許可を取り消すことがありますのでご注意ください。
●利用目的・利用条件に違反した時。
●条例及びこれに基づく規定に違反し、または、その恐れがある時。
●不正な手段によって、利用の許可を受けた時。
●注意事項及び会館職員の指示を守らない時。
●会館の管理上特に必要がある時。
※利用条件を変更・停止し、または、利用の許可を取り消した場合において、損失は補償いたしません。

Ａ12：展示室を利用した営利目的の絵画・美術品・工芸品などの展示会については、あくまでも展示予約のみで、即売行為（現金授受）はできません。また、展示室利用に関する確認書・広告物（ダイレクトメール・チラシ等～折込チラシの値段表記禁止）を事前に提出してください。
練習室の利用については、企業などの社員を対象にした研修会・会議・面接以外のご利用はできません。（特に不特定多数を対象にした無料を含めた講座・講演会及び営利目的の催物・展示会などは禁止）

Ａ13：申請受付が完了してから利用当日までに準備することは概ね下記のとおりになります。（催物によっては、必要ない項目もあります）
　　
①案内等の印刷
広告・チラシ・DM・案内状・入場券等の印刷は、許可書を受け取った後にご準備ください。

②関係官庁への届出
利用が許可された場合、次の官庁への届出が必要です。
・催物開催届（有料公演及び大多数の来場がある場合）
　深谷地区消防本部　深谷市上敷免858番地　電話048（571）0119
・喫煙等禁止行為の解除承認申請書（火気・スモークマシン等使用の場合）
　深谷地区消防本部　深谷市上敷免858番地　電話048（571）0119
・入場者の会場内外での安全を図るため、特に混雑が予想される催物については、事前に深谷警察署へ連絡し、協力をお願いするようにしてください。
　深谷警察署　深谷市戸森88番地１　電話048（575）0110

③舞台進行等の打合せ
・催物を円滑に進行させるため、利用予定日の１ケ月前までに舞台進行等の打合せにご来館ください。なお、プログラム等進行の目安となるものも併せてお持ちください。
・特別の設備を設置し、または、備付物品以外の物を使用するときは、事前に会館の承認を得てください。
・ピアノ調律を希望される場合は、利用申請時にご相談ください。

④主催者側で手配する事項
音響・照明・道具係（演出等が大掛かりかつ特殊で会館担当技術員で対応をまかなえない催物）、映写技師、会館内外警備員・整理員、受付・接待係、場内アナウンサー等は、主催者側にて手配願います。

⑤音楽著作権使用料
楽曲をお使いになる催物は、音楽著作権使用料がかかる場合もありますので、主催者から協会に連絡してください。
（社）日本音楽著作権協会　大宮支部　
さいたま市大宮区桜木町1-7-5ソニックシティ　電話048（643）5461

Ａ14：主催者及び関係者の方が、１日で催物を実施する場合の大まかな進行フローです。　　
①入館→②搬入→③準備・仕込み→④リハーサル・最終仕上げ
⑤開場→⑥開演→⑦終演→⑧後片付け→⑨搬出→⑩退館

Ａ15：利用当日は下記の事項に注意してください。
●許可書の提示
会場にお入りになる前に、催物の確認や使用方法等の連絡事項がございますので、許可書を持って事務室までおいでください。
●茶道具等
茶道具等は、会館に用意してあります。使用後は、洗って元の場所へお返しください。お茶葉及び事務用品は、主催者で用意してください。
●掲示物等
ポスターや案内などの掲示物を、館内の壁や柱及びガラス部分に貼ることは禁止となっていますので、掲示物は、会館備付の移動掲示板・サインポール等をご利用ください。
●非常口の確認
主催者は、万一に備えて非常口の位置を確認しておいてください。
●ホール定員
各ホールは、消防法に定められている他、事故防止のため立見は出来ません。各ホールの定員（大ホール　１，１６４席　小ホール　３２４席）は、厳守してください。
●搬入品の管理
搬入した物品等の保管は、自らの責において管理してください。
●利用施設への出入り
会館職員が業務上出入しますので、ご了承ください。
●係員の指示
施設の利用については、会館係員及び舞台係の指示に従ってください。
●ごみ処理について
当日の催物に係るダンボール・弁当などの空き箱・大きなごみ等については、利用者の責において、お持ち帰りいただきますようお願いします。

Ａ16：館内、屋内、屋外全て禁煙です。指定の屋外喫煙所をご利用ください。

Ａ17：ホール客席内に飲食物を持ち込んだり、飲食することはできません。ただし、ホールホワイエ及びエントランス等の共通スペースでの軽度な飲食は可能です。なお、関係者及び出演者等の食事については、楽屋及び控室等で、主催者の責においてお願いします。

Ａ18：約３００台の収容台数ですが、複合施設として、深谷市保健センターの駐車場も兼用していますので、ご了承ください。